Come migliorare la comunicazione professionale in una lingua straniera

La prima grande sfida culturale che ogni immigrato affronta è quella di trovare un lavoro in cui ha bisogno di usare, a tempo pieno, una lingua straniera. Infatti, l'ansia che il lavoratore sperimenta in un ambiente multiculturale è considerata inversamente proporzionale alla padronanza che esibisce di una lingua che non è la sua.

Migliorare la comunicazione professionale in una lingua straniera 

Più una persona conosce una lingua, più sarà fiduciosa e sicura negli scambi con i colleghi nativi che comunicano in quella lingua. Al contrario, gli immigrati con una scarsa padronanza della lingua ufficiale del paese ospitante rischiano di causare incomprensioni culturali in ufficio e di compromettere il loro rendimento.

 A questo si aggiunge il fatto che in molti paesi, come il Canada e le nazioni europee, il lavoro e gli affari si svolgono in ambienti multilingue. La sfida, quindi, sta nell'esprimersi in un ambiente professionale in più di due lingue. 

I perfetti bilingui non sono esenti dall'affrontare scontri culturali di origine linguistica, poiché questo tipo di disaccordo sorge anche tra individui che hanno una lingua comune ma provengono da paesi diversi. 

La spiegazione sta nei diversi modi di parlare una lingua e le diverse connotazioni di frasi e modi di dire da parte del ricevente secondo il suo contesto culturale. 

Una varietà di tecniche può essere implementata per sviluppare una comunicazione professionale più efficace. 

Undici consigli utili sono elencati di seguito:

Impostare il ritmo e il tono della comunicazione 

Esprimersi lentamente e chiaramente è un modo educato ma diretto di inviare un messaggio a chi ti ascolta: "Questo è il modo in cui voglio che tu comunichi con me. 

Non vale la pena cercare di parlare velocemente o di usare un linguaggio familiare per convincerli della tua competenza linguistica. Al contrario, con un ritmo lento e un tono formale, i colleghi apprezzeranno i vostri sforzi per conversare efficacemente nella loro lingua e risponderanno in modo gentile.

Costruire frasi semplici e dirette che garantiscano la precisione. 

Un consiglio utile per chi comincia a lavorare in un'altra lingua è quello di costruire frasi semplici, evitando incisi e termini complicati. Nella comunicazione orale e scritta devono prevalere verbi semplici, frasi attive, parole facili da pronunciare e parole di uso comune. 

Quando si richiedono o si danno istruzioni, la concisione e l'accuratezza sono da preferire. Per questo motivo, le seguenti espressioni: "non appena possibile", "al meglio delle vostre conoscenze", e "come appropriato", si caratterizzano per la loro indefinitezza e per le varie speculazioni secondo il contesto linguistico-culturale. 

Tuttavia, è possibile raggiungere la precisione in affermazioni simili a queste: "Il rapporto deve essere consegnato in tale e tale data e ora"; o "In particolare, come vuoi che sia gestita questa situazione?

Evitare espressioni idiomatiche informali 

Gli idiomi locali e gli usi idiomatici sono la parte più difficile da padroneggiare in una lingua straniera.

 È essenziale eliminarli dalla comunicazione professionale per evitare confusione ed errori. Allo stesso modo, è necessario sradicare il linguaggio scherzoso o scurrile, anche se i colleghi lo usano.

Indicare le idee che non sono state comprese 

È normale che nei primi giorni ci siano istruzioni o idee che non sono perfettamente comprese. In questi casi, si raccomanda di chiedere un chiarimento immediato. Nel campo professionale, tutti i concetti devono essere chiariti. 

Può sembrare imbarazzante all'inizio, ma vale la pena controllare per l'efficienza del lavoro.

Controlla se sei stato capito 

Così come è considerato pertinente chiedere un chiarimento, è quasi un obbligo offrirlo. La comunicazione efficace in una lingua straniera assomiglia a una strada a doppio senso: si capisce e ci si deve far capire. 

Una strategia professionale per scoprire se il destinatario ha capito ciò che è stato detto si basa sul chiedergli di riassumere ciò che ha trattenuto dalla conversazione. 

Si può anche dire che l'altra persona ha capito se si presenta l'idea originale con parole diverse. Frasi utili potrebbero essere: "In altre parole, ciò che ci si aspetta..." o "La chiave di questa istruzione è...".

Esercitare la pazienza 

Può sembrare una cosa semplice da dire, ma un principiante in una lingua straniera ha bisogno di coltivare la pazienza. Pertanto, non deve essere preso come un'offesa personale o un insulto se l'ascoltatore non capisce e spesso vi chiede di ripetere ciò che avete detto. 

Inoltre, con vera tolleranza, bisogna fare uno sforzo per accettare e abituarsi all'accento dei cittadini, che differisce dagli standard appresi nelle scuole di lingua del paese d'origine.

 È il caso del "Québécois", il francese parlato in Quebec, la provincia francofona del Canada, che è molto diverso da quello usato in Francia.

Una situazione simile si verifica con l'inglese generalizzato di certe zone degli Stati Uniti, come gli stati del sud; o l'inglese australiano o l'inglese parlato in Nuova Zelanda, i cui idiomi ed espressioni locali sono spesso difficili da capire anche per i madrelingua inglesi. 

In sintonia con quanto detto sopra, viene citato lo spagnolo della Spagna, cosparso di termini ed espressioni così locali che spesso sfuggono alla comprensione dei latinoamericani.

Infine, occorre pazienza anche con gli altri immigrati, che aggiungono il loro accento e le loro espressioni alla già complessa situazione lavorativa.

Preferisco che tu 

Usare o meno un Tute è una decisione complicata. Quando la comunicazione avviene in inglese, qualsiasi esitazione scompare; mentre nelle lingue romanze (francese, portoghese, italiano, spagnolo, ecc.), sorgono dubbi nella scelta di una forma o dell'altra. 

Dovrei darmi del tu con i miei colleghi, dovrei prendere le distanze e rivolgermi al mio cliente come "tu"? Il mio capo si rivolge a me nello stesso modo, dovrei trattarlo allo stesso modo? In alcune società, la comunicazione informale è preferita e rivolgersi all'altra persona come "tutee" è approvato come espressione di fiducia. Gli Stati Uniti, il Canada e l'Australia sono modelli di informalità sul posto di lavoro.

In altri popoli, invece, questo comportamento è considerato una terribile scortesia, che ha un impatto negativo sulla percezione del lavoratore. Per esempio, gli europei si distinguono per l'uso sistematico del tu, anche in circostanze che potrebbero sembrare estreme, come tra amici e familiari. 

Quindi, per evitare rischi, si consiglia di usare usted, a meno che l'interlocutore non richieda espressamente il contrario.

Armonizzare il tono della comunicazione con il mezzo. 

Quando si lavora in un ambiente multiculturale e multilingue, è consigliabile prestare particolare attenzione nella scelta del canale di comunicazione con la forma e il tono appropriati. Per esempio, non tutte le informazioni dovrebbero essere trasmesse in una e-mail, poiché certi messaggi sono espressi oralmente e in contatto diretto con il destinatario. 

Ogni risorsa (e-mail, telefono, videoconferenza, chat, ecc.) ha la sua propria esecuzione comunicativa e quando si usa una lingua straniera, a volte è difficile capire le dinamiche di una certa cultura. Pertanto, prudenza, pazienza e buon senso sono i migliori alleati dell'immigrato.

Evita di metterti in svantaggio 

Nell'ambiente di lavoro, l'immigrato dovrebbe evitare di menzionare le sue limitazioni linguistiche come pretesto per evitare certe responsabilità o sfide. Inoltre, trovare scuse ad ogni turno per un "uso difettoso della lingua" potrebbe essere male interpretato da colleghi e supervisori. 

Quindi la migliore via d'uscita si basa sul rafforzamento della fiducia necessaria per capire che ogni giorno aumenterà la padronanza della nuova lingua, perché "la pratica rende perfetti". 

Pertanto, partiamo dalla convinzione che il miglioramento di una lingua straniera si ottiene proprio praticandola in un contesto reale, come il posto di lavoro. In breve, lasciare l'aula e parlare quotidianamente la lingua imparata in ufficio farà una grande differenza.

A Roma, fate come i romani

Una buona pratica consiste nel rispettare e adottare le convenzioni linguistiche e le formalità dell'uso quotidiano, cioè adottare le frasi di saluto e di addio di chi è nato o si è stabilito nel luogo, soprattutto se corrispondono al linguaggio formale e non a quello familiare. 

È anche utile studiare e utilizzare i modelli di altri impiegati nella configurazione dei testi, come i titoli e le chiusure di lettere o e-mail. 

In alcune aziende, la comunicazione scritta si caratterizza per la sua formalità ed è solitamente regolata da manuali di stile, che dovrebbero essere attentamente esaminati e seguiti. 

I lavoratori più giovani, appartenenti alla cosiddetta "Generazione Y" o "Millennials", permeano l'ambiente di lavoro aziendale di informalità. 

Questo è particolarmente evidente nelle aziende tecnologiche, che sono abbondanti negli Stati Uniti, Canada, Australia e Nuova Zelanda. Nonostante questa tendenza, i rapporti formali in questo settore sono riservati solo ai clienti o al pubblico esterno.

Consumare la cultura popolare nella nuova lingua

 È consigliabile tenersi informati su notizie, cultura, sport e intrattenimento della comunità in cui si vive. Inoltre, impara i nomi dei leader e delle personalità locali, degli attori e degli atleti. 

Allo stesso tempo, conosci i programmi televisivi popolari, leggi la stampa quotidianamente e, se possibile, abbonati alle pubblicazioni locali. Questi suggerimenti aiuteranno senza dubbio a comprendere i riferimenti culturali fatti dai colleghi durante i colloqui di lavoro e stimoleranno l'apprendimento di espressioni, modi di dire e termini che faranno gradualmente sentire l'immigrato a casa.